Informatizar é importante no meio empresarial?
Introdução
Toda
organização de respeito possui um fluxo, independente de qual seja seu ramo,
desde a venda de serviços até de produtos, tudo precisa ser planejado para que
a empresa possa lucrar e evitar prejuízos. Por isso, o controle financeiro
empresarial é um elemento chave dentro de uma organização, e há diversas formas
de realizar este controle, mas a que se mostra eficiente até hoje são as
planilhas computadorizadas, de programas como o Excel.
Em
algumas organizações acontece uma falha, que é os gestores se preocupar mais
com as operações diárias, a parte da mão de obra, produção e venda, deixando de
lado a gestão das informações e principalmente da parte financeira. Fazem tudo
na base do “olho”, e quando se dá conta o prejuízo pode ser grande demais. Em
outros casos os empresários não apuram corretamente fluxo de caixa, e assim
fica difícil fazer cortes ou conseguir maiores lucros.
Para
saber o caminho que sua empresa está tomando responda as perguntas:
- Qual é a receita mensal de sua
empresa?
- Qual é o custo mensal de sua
empresa?
- Quanto de fluxo de caixa sua
empresa tem em casos de emergência?
- Onde é empregado maior parte do
caixa da empresa?
Estas
e muitas outras perguntas podem ser feitas e caso você não seja capaz de
responder alguma delas pode ser um sinal de falta de controle contábil no seu
empreendimento.
Planilha x Programas de Computador
Empresas
de grande porte já sabem da importância de ter todas as informações
digitalizadas e de preferência unidas dentro de algum sistema de computador,
conhecido como ERP
(Enterprise Resource Planning). E mais do que apenas ter os dados
financeiros e de produção é importante que eles estejam sempre corretos. É
importante que os gerentes e gestores cobrem de seus funcionários dados
precisos para um bom andamento da empresa.
Já
organizações de pequeno e médio porte podem cometer o erro de ainda anotar os
dados em planilhas de papel. Esta é uma forma menos precisa de se ter o controle
financeiro, as contas podem sair erradas e o tempo de consulta é longo demais e
fatigante e repleto de erros. Por isso, a utilização de planilhas digitais
nestas empresas pode ser fundamental. Na planilha é possível guardar os dados
financeiros e ainda cruzar informações, fazer contas e consultas com a ajuda de
formulas que o próprio programa possui. Assim, o uso da planilha é fundamental
para o controle financeiro empresarial. Com elas fica mais fácil saber sobre o
funcionamento do negócio.
Mas,
as planilhas de controle financeiro podem se tornar em longo prazo um
transtorno para a organização, já que se podem ter muitos arquivos dificultando
cruzar informações ou arquivos muito extensos dificultando sua abertura, é
necessário que seus funcionários tenham conhecimento mais avançado do uso de
planilhas eletrônicas criando em alguns momentos resistência para criação das
planilhas ou dependência de funcionários com mais facilidade de uso já que
cria-las demanda algum tempo e conhecimento.
O
ideal para todas as empresas, independente de seu tamanho é o uso de sistemas
de computador, mas por receio e ou falta de conhecimento os empreendedores de
pequenas e médias empresas não fazem uso deste recurso por causa dos autos
custos criado por algumas Software
Houses existentes. Mas, existem empresas que desenvolvem sistemas
com grande capacidade e muita flexibilidade que podem ser adquiridos de forma
gratuita ou com baixo custo e vão auxiliar muito os processos contábeis da
organização.
Estes
sistemas podem ser encontrados em sites especializados em downloads e
instalados livremente em sua empresa ou até mesmo em sua casa, mas o seu uso
deve ser feito com os devidos cuidados:
- Quando sua empresa crescer o
sistema vai ser suficiente?
- Existe um comprometimento do
desenvolvedor do sistema para atualização em caso de mudanças de regras
legais como cálculos de tributação e outros? Qual o custo desta
atualização se existir?
- Existe alguma possibilidade de
melhorar o sistema se sua organização desejar customizando ou adquirindo
outros módulos?
- O sistema é realmente confiável?
- Existindo algum custo sobre o
sistema existe a possibilidade de uma apresentação ou o uso por tempo
limitado para aprendizado?
- Existe algum treinamento ou forma
de aprender a usar o sistema, por fórum, tutorial, vídeo aula, presencial
ou suporte?
- O que outros usuários pensam
sobre este sistema?
Conclusão
A
situação ideal para sua empresa seja ela qual for o tamanho é a existência de
uma consultoria antes de informatizar, sendo uma consultoria profissional ou
apenas um amigo que tenha conhecimento mais especifico para uso de sistemas de
computação. para que você possa lhe saber quais as dificuldades vai encontrar ao
instalar um sistema de computador ou mesmo ao usar uma planilha eletrônica. Esta
pessoa vai lhe ajudar para que você não caia nas armadilhas da internet e acabe
perdendo tempo ou aumentando seus custos num futuro Upgrade. Mas, seja qual for sua decisão final saiba que informatizar é a melhor escolha.
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É um prazer o Mundo Conecto possuir um leitor assim como você, participativo e que não aceita ser meramente um figurante na vida e acaba exigindo seu lugar como protagonista.