Mundo Conecto

As empresas possuem seus processos mapeados, com a documentação na mão, mas ou não sabem o que fazer com a documentação, ou não sabem como ela funciona. O BPM (Business Process Management) vai facilitar o entendimento desta documentação, tirando toda a ideia da cabeça e implementar através de sistema de modelagem que serão usados pelos executivos da empresa que melhorarão a visão que possuem sobre o processo da empresa conhecendo os diferentes departamento de debatendo entre si as melhores metodologias de trabalho. O resultado dessa modelagem vai gerar uma linguagem de fácil entendimento entre os departamentos, facilitando a comunicação entre o departamento de TI e os departamentos de negocio.

O processo de informatização das empresas com a utilização de sistemas ERPs criou um novo problema, esse problema estava diretamente relacionado à necessidade dos processos das organizações se adaptarem a regra de negocio dos sistemas utilizados já que uma customização pode gerar custos elevados, prazos longos e exigem a utilização de profissionais de TI engessando então os processos das empresas que precisam cada vez mais ser flexíveis para se adaptarem de forma rápida as novas necessidades impostas pelo mercado no desenvolvimento de novos projetos e reduções de custo para se tornarem cada vez mais competitivas.

A necessidade de flexibilizar o processo gerou o conceito do BPM (Business Process Management, ou Gestão de Performance Corporativa) que é razoavelmente novo “passando a ser usado em grande escala a partir de 2003 em empresas norte americanas” (Next Generation Center “Intel”). O BPM não possui a finalidade de substituir os sistemas ERPs usados nas empresas, mas extraindo as regras de negócios geridas por estes sistemas, um BPMS possibilita a analise de processos sem alterar a programação da regra.

O BPM acompanha de forma sistemática como os recursos são alocados quando convertidos em ações, permitindo:

Analise: Verificar quem, quando, como e o que foi executado e o que essa ação representa no processo como um todo.

 Definição: o que, por quem, quando e como uma parte ou todo o processo deverá ser executado.

Execução: Diz ao usuário o que deve ser feito, dando as informações detalhadas do escopo da tarefa e informações cruciais ao tempo que deverá ser empregado na sua execução.

Monitoramento: O sistema BPM é capaz de fornecer informações detalhadas micro e macro sobre o processo e todos os envolvidos na sua execução, podendo haver detalhes sobre os recursos usados para sua execução.

Administração: Com todos os dados que podem ser colhidos pelo sistema o gestor pode tomar decisões para otimizar o processo usando os próprios envolvidos nas áreas de gestão padronizando o processo e facilitando a adaptação dos envolvidos.

Como já considerado o mercado impõe às organizações um auto grau de flexibilidade e adaptação, fazendo com que “não haja uma combinação única e exata dos processos, metodologias e indicadores”.

O BPM pretende automatizar todo o fluxo de forma rápida e simples “ajudando a empresa a controlar melhor seus próprios processos, a reformá-los quando necessário e a realizar tarefas importantes com maior eficiência”. Além disso o sistema de BPM permite acesso simplificado a informações existentes em bases diferentes contendo dados gerados por sistemas informatizados que automatizam a regra de negocio dos diferentes departamentos da empresa.

A principio, um sistema BPM pode ser facilmente confundido com um sistema Workflow já que o surgimento de um fluxo BPM ser de um workflow. A base de trabalho do antigo workflow era unicamente a automação do fluxo de trabalho e embora um BPM não tenha a intenção de substituir outras soluções de TI ele tende a complementar e integrar essas soluções.

Um BPM deve permitir que um usuário receba sua tarefa numa caixa de entrada de forma semelhante a um correio eletrônico, onde receberão todas as informações e instruções referentes ao escopo da tarefa a ser executada. Documentos disponíveis e necessários para iniciar a execução da tarefa também ficarão disponibilizados nesta mensagem em forma de links eliminando a necessidade de uso de papel, telefonemas de contato para solicitar instruções.

A idéia de modelagem de um fluxo de processos surgiu dos padrões promovidos pela Workflow Management Coalition (WfMC), no entanto cada ferramenta de workflow usava sua própria notação gráfica, já em um sistema de BPM deve adotar os padrões estabelecidos pela Business Process Management Iniciative.

Os antigos workflows não incluíam operações executadas fora de sua estrutura, enquanto todos os BPMs enviam informações para sistemas externos, aguardam o processamento e recolhem os dados do resultado posteriormente para que a operação possa ser continuada por meio de usuários.

Embora não seja uma ferramenta puramente estratégica, como os produtos de BI (Business Inteligense) o BPM pode explicar por que muitas vezes essas ferramentas não produzem o efeito desejado. O BI destina-se principalmente ao acompanhamento do passado oferecendo informações que serão centralizadas no BPM que se destina ao ajuste de operações e decisões táticas para uma análise de desempenho. O BI possui características que o fazem mais departamental enquanto o BPM vai acompanhar todo o processo e suas etapas gerando informações micro e macro dos dados analisados.